Después de los últimos acontecimientos
vividos en las economías a nivel mundial se hace, si cabe, más necesario
enfatizar sobre la importancia del control de gestión dentro de las empresas;
todo ello sin entrar en el debate sobre la necesidad de la existencia o no de
organismos externos de control.
A lo largo de la exposición intentaremos
dar respuesta a una serie de preguntas con las que queremos poner de manifiesto
el porqué de la necesidad de la existencia del control de gestión dentro de las
empresas. Antes de dar respuesta a esas preguntas haré una breve referencia a
la evolución histórica del control de gestión a lo largo de los años que
podemos sintetizar de la siguiente manera:
- Históricamente el control de gestión tradicional estaba orientado hacia el pasado, con una visión desde dentro de la empresa. Se expresaban los objetivos y los resultados en términos financieros, y la eficiencia productiva se entendía como la disminución de los costes. Se basaba en cifras y en aportación de documentación y se centraba en la verificación de los datos y en el análisis de las desviaciones. El control de gestión estaba principalmente orientado hacia el control y la administración de recursos, el saber estaba concentrado en los directivos y era válido para sistemas cerrados.
- El control de gestión en la actualidad está más orientado al futuro con una visión hacia el cliente y hacia la competencia. Se utilizan indicadores financieros y no financieros y, no sólo se fija en los costes sino en el valor. Está basado en el planteamiento de alternativas y planes de acción y, además de la verificación marca los puntos críticos. El control gestión actual está orientado hacia la consecución de cambios en el comportamiento y al aprendizaje, el saber es utilizado por todos y es un control de gestión válido para sistemas abiertos y descentralizados.
Después de una breve referencia a su
evolución a lo largo de los años, la primera pregunta que nos hacemos para ver
si existe una justificación del mismo es ¿por qué es necesario el control?
EL CONTROL
En la actualidad el mundo empresarial se
caracteriza por un entorno cambiante, muy competitivo y con reglas que varían
constantemente. El éxito empresarial exige una continua adaptación de la
empresa a su entorno y, la competitividad se convierte en el criterio económico
por excelencia para orientar y evaluar a la empresa.
Para conseguir dicha competitividad las
empresas necesitan controlar la rentabilidad y productividad de su proceso
económico, y para ello tienen que fundamentar la organización de la empresa, la
definición y asignación de actividades y responsabilidades, la coordinación y
planificación de las tareas y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y
control. Todo ello nos lleva a pasar por una serie de etapas dentro de la
gestión de la actividad empresarial que son la planificación, la
presupuestación, la ejecución y el ciclo se cerraría con el control ; cada una
de ellas necesarias y que configuran un proceso continuo e interactivo en el
tiempo.
La primera de las etapas mencionadas es
la planificación y su razón de ser es la de para poder gestionar y dirigir la
empresa hacia el objetivo que buscamos. Pero a ello deberíamos añadir el poder
detectar la incorrecta gestión y así evitar que nuestra empresa pudiese llegar
a estados nada deseables como la quiebra.
La planificación nos permitirá utilizar
los recursos racionalmente y nos servirá para reducir la incertidumbre para
tener visión de futuro, para racionalizar las decisiones, para reducir riesgos,
para aprovechar oportunidades, para alcanzar una mayor eficiencia y una menor
improvisación.
La planificación consiste en establecer
por anticipado qué es lo que hay que hacer, es decir, planificar es proyectar
un curso de actuación. Se trata de un proceso continuo de toma de decisiones.
Comprende: la selección de objetivos y políticas (estrategia) y de programas y
procedimientos para alcanzarlos (programación).
Los requisitos que debe tener una buena
planificación son la contribución a los objetivos de la empresa, alcanzar la
eficacia y eficiencia y debe generalizarse a todos los niveles.
El siguiente paso en la actividad
empresarial es la presupuestación. A través de los presupuestos se proyecta de
forma cuantificada los elementos que necesita la empresa para cumplir sus
objetivos. El presupuesto es el compromiso por parte de la empresa de obtener,
en la línea del plan estratégico, unos parámetros para los que se dispone de
recursos y se trata de optimizar su rendimiento, básicamente asigna cifras a
las actividades.
La siguiente etapa sería la ejecución
por parte de los distintos responsables de lo establecido en la planificación y
que se ha cuantificado en los presupuestos y, el círculo se cerraría con el control
de dicha actividad. El proceso de dirección de la empresa se cierra cuando se
inicia el control de las acciones desarrolladas, por tanto es necesario un
sistema que permita una revisión adecuada del conjunto de decisiones adoptadas
en la empresa. Sin el control el círculo no estaría completo, además permite
una retroalimentación y que todo el proceso sea continuo en el tiempo.
Cuando se habla de control, la primera
referencia es la capacidad que tienen las personas, organizaciones o equipos de
realizar una evaluación después de la terminación de una actividad y de su
posterior corrección, si ésta no es correcta. El control implica el control de
la acción real frente a los planes establecidos que permita acciones
correctoras. Consiste en un proceso permanente de comparación, ajuste y
corrección de la actuación real de una compañía para acomodarla, en la medida
de lo posible, a la actuación planificada de forma que se puedan conseguir los
objetivos previstos.
El control se debe caracterizar por:
- Estar orientado hacia los responsables de cada proceso y motivar.
- Implica realizar una comparación entre las previsiones y lo realmente ocurrido.
- Informar de la importancia de las desviaciones.
- Debe indicar las acciones correctoras.
- Ser flexible y adaptarse a las modificaciones de los planes.
- Ser comprensible porque si no lo fuera perdería operatividad.
El control, como hemos visto, es un
proceso esencial en el que se dan una sucesión de fases tal como lo resumimos a
continuación:
- La identificación de los responsables: Los objetivos del control es proporcionar información para la toma de decisiones y asegurar la obtención de un resultado por parte de un responsable, de ahí la necesidad de identificarlos.
- Establecimiento de objetivos para una determinada división de la organización y ser conocidos por todos los niveles. Los objetivos deben estar alineados con la estrategia de la empresa a todos los niveles, y deben ser planificados y medibles, especificando normas y procedimientos para su consecución, además deben ser claros y un número no muy elevado.
- Comparación con el plan, medición de los resultados conseguidos por cada uno de los responsables dentro de cada división.
- Análisis de las desviacionese interpretación de las mismas.
- Acción de control bien modificando la actuación de la división, bien modificando los objetivos o bien modificando la estructura de la división.
Fuente: Revista Estrategia Financiera, Nº 256,
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